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Einarbeitung online unterstützen

Wie Sie die Einarbeitung in einen Arbeitsprozess online unterstützen

Mobile Endgeräte, wie Smartphone oder Tablet, hat nahezu jeder Mitarbeiter und damit die Möglichkeit, Informationen des Unternehmens zu jeder Zeit und an jedem Ort online abzurufen. Was liegt da näher, als den MitarbeiterInnen Informationen auf diesem Weg zielgenau zur Prozessoptimierung zur Verfügung zu stellen. 

Schnell wechselnde Aufgaben und ständig wechselndes Personal führen im Arbeitsablauf zu Ausfallzeiten, Kosten und schlimmstenfalls zu Ausschussproduktion, was mit einer gut durchdachten Unterweisung in den Arbeitsprozess vermieden werden kann. Das gilt auch für Urlaubs- oder Krankheitsvertretung, wenn ein Mitarbeiter plötzlich einspringen muss sowie zum Auffrischen nicht präsenter, aber wichtiger Kenntnisse zum Arbeitsablauf. 

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Foto Annegret Sperling, Visualisierungsexpertin
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Annegret Sperling

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Warum Sie mit Ihrem Smartphone Einarbeitungszeiten steuern können 

Die Lerngeschwindigkeit wird durch den/die AnwenderIn selbst bestimmt

Das Unterstützen von MitarbeiterInnen bei neuen Arbeitsaufgaben bedeutet Zeitaufwand durch Erklärungen, Rückfragen, Missverständnisse oder auch Sprachbarrieren beim „Fachchinesisch“. Die Lösung ist eine überwiegend selbstständige Einarbeitung der MitarbeiterInnen durch visuelle Assistenz. Dabei wird der auszuführende Arbeitsablauf in überwiegend bildlicher Form in einzelne, in sich abgeschlossene Arbeitsgänge gegliedert, die Schritt für Schritt abgearbeitet, nachvollzogen und auf Richtigkeit überprüft werden können. Dies geschieht in einer Geschwindigleit, die für die MitarbeiterInnen bei der Einarbeitung zum vollständigen Verstehen optimal ist.

Fräserwechsel mit Bildern eindeutig erklären

­Der Textanteil wird bei den visuellen Anleitungen so weit wie möglich reduziert um

  • unnötige Lesezeiten zu reduzieren
  • den Übersetzungsaufwand für erforderliche Fremdsprachen zu minimieren
  • den Zusammenhang zwischen Fachbegriff und Anwendung bildlich zu erklären.

Visuelle Assistenz ist praktisches Wissensmanagement auf hohem Niveau.

Mobile Web-Apps zur Unterstützung von Einarbeitungsprozessen sind Wissensmanagement, weil alle Arbeitsvorgänge zur Unterweisung fachlich analysiert und beschrieben werden. Die Initiative dazu wird möglichst von einem Mitarbeiter angeregt, der den zu beschreibenden Vorgang vollständig beherrscht. 

Neue MitarbeiterInnen werden schon vor Beginn der Tätigkeit über den Arbeitsablauf informiert.

Mit einer visuellen Unterweisung in den Arbeitsablauf sind MitarbeiterInnen in der Lage, zu jeder Zeit und an jedem Ort Informationen zur Tätigkeit einzusehen, sich einzuarbeiten und über Testfragen den Kenntnisstand abzurufen. 

Visuelle Assistenz zeigt die Arbeitsprozesse und gibt Anweisungen für den korrekten Ablauf.

Werden Arbeitsprozesse der Produktion als visuelle Assistenz den MitarbeiterInnen zur Verfügung gestellt, ist eine korrekte und deutliche Darstellung erforderlich. Alle Details im Arbeitsbereich, die der Verdeutlichung dienen, sind unverwechselbar darzustellen. Unnötige Einzelheiten, die zu Verwechslungen oder Fragen führen könnten, sind wegulassen. Bei interaktiven visuellen Anleitungen ist der korrekte Ablauf der Anwendung zu prüfen.

Illustrationen für Montagevorgänge zur Pozessoptimierung

­Beispiele für den praktischen Einsatz interaktiver Anleitungen

Durch visuelle und interaktive Unterweisung die Arbeitssicherheit und Produktivität im Unternehmen stärken.

Arbeitssicherheit, Hygienevorschriften und Umweltschutzauflagen sind Bereiche mit hohem Haftungsrisiko im Unternehmen. In vielen Fällen reicht es nicht, die Vorschriften zu kennen, sondern es muss auch nachgewiesen werden, dass die Regeln und Gesetze in festgelegten Abständen neu geschult werden. Die Unterweisung und Kontrolle kann über das Smartphone durchgeführt werden. Der Nachweis über die Auffrischung der Kenntnisse wird auf diesem Weg ganz nebenbei geführt und aktualisiert. Bei automatischen Nachschulungserinnerungen kommt es nicht zu Versäumnissen, Haftungsrisiken oder Unfällen.

Qualitätssicherung durch Visuelle Assistenz.

Deutlich abgebildete Arbeitsprozesse mit Handlungsanweisungen für MitarbeiterInnen werden sicher ausgeführt, die Qualität der Arbeitsergebnisse steigt, die Ausschussproduktion und das Unfallrisiko sinkt. Das trifft auf Produktionsunternehmen wie auch auf Dienstleistungsbranchen und viele andere Bereiche zu. 

Überall, wo es auf Qualität ankommt, ist es sinnvoll, ständige Qualitätskontrollen mit der Anleitung zur Aufgabenerledigung zu verbinden. Die Möglichkeit, erkannte Probleme oder Abweichungen direkt zu erfassen, trägt zur dauerhaften Qualitätssicherung bei.  

Durch Visuelle Assistenz-Applikationen Vertretungssituationen überbrücken.

In jedem Unternehmen sind Ausfälle durch Krankheit oder Urlaub der Mitarbeiter unvermeidlich. Zur Überbrückung dieser Zeiten werden KollegInnen aus dem Unternehmen oder Arbeitskräfte aus Zeitarbeitsfirmen herangezogen. Alle diese MitarbeiterInnen müssen mit einer schnellen Einarbeitung auf den erforderlichen Kenntnistand für den entsprechenden Arbeitsplatz gebracht werden.

Mitarbeiter für Urlaubs- und Krankheitsvertretung visuell einarbeiten

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Für einen reibungslosen Arbeitsablauf bei Vertretungssituationen ist es ratsam, für spezielle Arbeitsplätze visuelle Assistenzen für die Mitarbeiter vorzuhalten, die sich plötzlich an einem anderen Arbeitsplatz befinden.

Echter Nutzen im Arbeitsprozess garantiert die Akzeptanz.

Maßnahmen, die dem Personal ohne ihr Zutun “aufgedrückt” werden, sind meistens zum Scheitern verurteilt. Die Fachkräfte an den betroffenen Arbeitsplätzen werden in den Entstehungsprozess der interaktiven Applikationen eingebunden und sie müssen einen spürbaren Nutzen aus der Maßnahme ziehen. 

Es ist ratsam, die Maßnahmen in kleinen Schritten durchzuführen und den jeweiligen Stand durch die MitarbeiterInnen kommunizieren zu lassen. So erreichen Sie Akzeptanz und Zustimmung für die „Visuelle Assistenz“ als Vertretungs„kollegen“.

Prozessoptimierung und Arbeitssicherheit

Das Beladen von Lkw mit gefährlichen Flüssigkeiten (z.B. Öl) erfordert in der Raffinerie genau eingehaltene Arbeitsvorgänge und Sicherheitsbestimmungen. Bei vielen verschiedenen Nationalitäten der Fahrer sind Sprachprobleme und Sicherheitsrisiken an der Tagesordnung.

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Interaktive Mitarbeiter-Einweisung

In einem Pilotprojekt mit dem produktionstechnischen Zentrum der Leibniz Universität Hannover ging es darum, Fachkräfte der Produktion an ihnen unbekannten Werkzeugmaschinen ohne weitere Anleitung durch Vorgesetzte oder Kollegen einzuarbeiten, d.h. sie sollten selbstständig den Arbeitsprozess durchführen können.

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Werkzeugwechsel online erklärt

In Spitzenzeiten, bei Urlaub oder Krankheit passiert es, dass MitarbeiterInnen an wichtigen Arbeitsplätzen ausfallen. Schnell muss eine Vertretung die Bedienung einer Maschine übernehmen.

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