Einarbeitung online unterstützen

Wie Sie die Einarbeitung in einen Arbeitsprozess online unterstützen

Mobile Endgeräte, wie Smartphone oder Tablet, hat nahezu jeder Mitarbeiter und damit die Möglichkeit, Informationen des Unternehmens zu jeder Zeit und an jedem Ort online abzurufen. Was liegt da näher, als den MitarbeiterInnen Informationen auf diesem Weg zielgenau zur Prozessoptimierung zur Verfügung zu stellen. 

Schnell wechselnde Aufgaben und ständig wechselndes Personal führen im Arbeitsablauf zu Ausfallzeiten, Kosten und schlimmstenfalls zu Ausschussproduktion, was mit einer gut durchdachten Unterweisung in den Arbeitsprozess vermieden werden kann. Das gilt auch für Urlaubs- oder Krankheitsvertretung, wenn ein Mitarbeiter plötzlich einspringen muss sowie zum Auffrischen nicht präsenter, aber wichtiger Kenntnisse zum Arbeitsablauf. 

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Foto Annegret Sperling, Visualisierungsexpertin
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Annegret Sperling

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Warum Sie mit Ihrem Smartphone Einarbeitungszeiten steuern können 

Die Lerngeschwindigkeit wird durch den/die AnwenderIn selbst bestimmt

Das Unterstützen von MitarbeiterInnen bei neuen Arbeitsaufgaben bedeutet Zeitaufwand durch Erklärungen, Rückfragen, Missverständnisse oder auch Sprachbarrieren beim „Fachchinesisch“. Die Lösung ist eine überwiegend selbstständige Einarbeitung der MitarbeiterInnen durch visuelle Assistenz. Dabei wird der auszuführende Arbeitsablauf in überwiegend bildlicher Form in einzelne, in sich abgeschlossene Arbeitsgänge gegliedert, die Schritt für Schritt abgearbeitet, nachvollzogen und auf Richtigkeit überprüft werden können. Die Geschwindigleit, in der dies geschieht, wird vom Anwender bestimmt, um die Abfolgen und Zusammenhänge vollständig zu verstehen.

Fräserwechsel mit Bildern eindeutig erklären

­Der Textanteil wird bei den visuellen Anleitungen so weit wie möglich reduziert um

  • unnötige Lesezeiten zu reduzieren
  • den Übersetzungsaufwand für erforderliche Fremdsprachen zu minimieren
  • den Zusammenhang zwischen Fachbegriff und Anwendung bildlich zu erklären.

Visuelle Assistenz ist praktisches Wissensmanagement auf hohem Niveau.

Mobile Web-Apps zur Unterstützung von Einarbeitungsprozessen sind Wissensmanagement, weil alle Arbeitsvorgänge zur Unterweisung fachlich analysiert und beschrieben werden. Die Initiative dazu wird möglichst von einem Mitarbeiter angeregt, der den zu beschreibenden Vorgang vollständig beherrscht. 

Neue MitarbeiterInnen werden schon vor Beginn der Tätigkeit über den Arbeitsablauf informiert.

Mit einer visuellen Unterweisung in den Arbeitsablauf sind MitarbeiterInnen in der Lage, zu jeder Zeit und an jedem Ort Informationen zur Tätigkeit einzusehen, sich einzuarbeiten und über Testfragen den Kenntnisstand abzurufen. 

Visuelle Assistenz zeigt die Arbeitsprozesse und gibt Anweisungen für den korrekten Ablauf.

Werden Arbeitsprozesse der Produktion den MitarbeiterInnen als visuelle Assistenz zur Verfügung gestellt, ist auf eine korrekte und deutliche Darstellung zu achten. Alle Details im Arbeitsbereich, die der Verdeutlichung dienen, werden unverwechselbar dargestellt. Unnötige Einzelheiten, die zu Verwechslungen oder Fragen führen könnten, werden weggelassen. Bei interaktiven visuellen Anleitungen ist die korrekte Darstellung vor der Anwendung im Betrieb genau zu prüfen.

Illustrationen für Montagevorgänge zur Pozessoptimierung

­Beispiele für den praktischen Einsatz interaktiver Anleitungen

Durch visuelle und interaktive Unterweisung die Arbeitssicherheit und Produktivität im Unternehmen stärken.

Arbeitssicherheit, Hygienevorschriften und Umweltschutzauflagen sind Bereiche mit hohem Haftungsrisiko im Unternehmen. Dabei reicht es nicht, die Vorschriften zu kennen, sondern es muss auch nachgewiesen werden, dass die Regeln und Gesetze in festgelegten Abständen geschult werden. Die Unterweisung und Kontrolle kann über das Smartphone durchgeführt werden. Der Nachweis über die Auffrischung der Kenntnisse wird auf diesem Weg ganz nebenbei geführt und aktualisiert. Bei automatischen Erinnerungen zur Nachschulung kommt es nicht zu Versäumnissen, Haftungsrisiken oder Unfällen.

Qualitätssicherung durch Visuelle Assistenz.

Visuell dargestellte Arbeitsabläufe mit Handlungsanweisungen für MitarbeiterInnen werden sicherer ausgeführt, die Qualität steigt, die Ausschussproduktion und das Unfallrisiko sinken. Das trifft auf Produktionsunternehmen wie auch auf Dienstleistungsbranchen und viele andere Bereiche zu. 

Überall, wo es auf Qualität ankommt, ist es sinnvoll, ständige Qualitätskontrollen mit der Anleitung zur Aufgabenerledigung zu verbinden. Die Möglichkeit, von den MitarbeiterInnen erkannte Probleme direkt schriftlich zu erfassen und zu beseitigen, trägt zur dauerhaften Qualitätssicherung bei.  

Durch Visuelle Assistenz-Applikationen Vertretungssituationen überbrücken.

In jedem Unternehmen sind Ausfälle durch Krankheit oder Urlaub der Mitarbeiter unvermeidlich. Zur Überbrückung dieser Zeiten werden KollegInnen aus dem Unternehmen oder Arbeitskräfte aus Zeitarbeitsfirmen herangezogen. Alle diese MitarbeiterInnen müssen mit einer schnellen Einarbeitung auf den erforderlichen Kenntnistand für den entsprechenden Arbeitsplatz gebracht werden.

Mitarbeiter für Urlaubs- und Krankheitsvertretung visuell einarbeiten

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Für einen reibungslosen Arbeitsablauf bei Vertretungssituationen ist es ratsam, für spezielle Arbeitsplätze visuelle Assistenzen für die Mitarbeiter vorzuhalten, die sich plötzlich an einem anderen Arbeitsplatz befinden.

Echter Nutzen im Arbeitsprozess garantiert die Akzeptanz.

Maßnahmen, die dem Personal ohne ihr Zutun “aufgedrückt” werden, sind meistens zum Scheitern verurteilt. Die Fachkräfte an den betroffenen Arbeitsplätzen werden in den Entstehungsprozess der interaktiven Applikationen eingebunden und sie müssen einen spürbaren Nutzen aus der Maßnahme ziehen. 

Es ist ratsam, die Maßnahmen in kleinen Schritten durchzuführen und den jeweiligen Stand durch die MitarbeiterInnen kommunizieren zu lassen. So erreichen Sie Akzeptanz und Zustimmung für die „Visuelle Assistenz“ als Vertretungs„kollegen“.

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